LE CLIENT

La Fédération Française d’Equitation (FFE), 3ème fédération française en nombre de licenciés (derrière le foot et le tennis), veille au développement des sports équestres.

Créé dès 1962, l’Equirando est le plus grand rassemblement européen de cavaliers et de meneurs pratiquant l’équitation de pleine nature. Des équirandins venus des quatre coins de France et d’Europe convergent vers le lieu de ralliement le jour J, après avoir parcouru au moins 100 km. Le lieu de rencontre change à chaque édition. A l’arrivée, un village les accueille pendant 3 jours.

LE BESOIN

Problématiques posées

• Comment assurer la continuité de l’organisation d’une édition à l’autre alors que le Comité d’organisation change complètement ?
• Comment garantir la qualité de l’événement et le respect du cahier des charges de la FFE ?
• Comment garantir un budget équilibré ?

NOTRE INTERVENTION

La Fédération est propriétaire de l’événement et confie tous les deux ans son organisation à une association locale, qui devient le Comité d’organisation. Depuis 2012, KCO est mandatée par la FFE pour accompagner le Comité d’Organisation et veiller au respect du cahier des charges fédéral.

Notre approche

• Développer des outils accessibles afin de structurer l’organisation d’une édition à l’autre et de définir les rôles, les missions des différents acteurs.
• Garantir la qualité de l’événement et des dispositifs proposés grâce à des outils de gestion et de contrôle.
• Adapter le format au site d’accueil et mettre en place des règles strictes de gestion afin de maitriser le budget.

Nos missions (non-exhaustives)

• Constitution de documents et d’outils permettant de structurer l’organisation.
• Créer et assurer le respect du cahier des charges du comité d’organisation.
• Veiller au respect des normes sécuritaires.
• Accompagnement des organisateurs dans les démarches administratives, la gestion du budget, l’optimisation des coûts, l’aménagement d’espace, etc.
• Conseil dans en communication et en relations presse.
• Développement d’une offre de partenariat (visibilité terrain, accueil et relations publiques, etc.).
• Rédaction d’un bilan à destination de la FFE, présentation de préconisations et évolution des outils.

RÉSULTATS

• 50 ans d’existence.
• Plus de 500 participants pour l’édition 2015.
• Plus de 100 000 km parcourus
• Professionnalisation des Comités d’organisation.
• Maîtrise des dépenses et accroissement des recettes.
• Développement des différents outils de communication et animation d’un réseau.