LE CLIENT ET L’ÉVÉNEMENT

Née en 1980, Médecins du monde est un mouvement international indépendant de militants actifs qui soignent, témoignent et accompagnent le changement social. À partir de leurs 388 programmes médicaux innovants et d’un plaidoyer basé sur des faits, Médecins du Monde met les personnes exclues et leurs communautés en capacité d’accéder à la santé tout en se battant pour un accès universel aux soins.

Le Doc’Riders est un événement qui a connu sa première édition en 2018. Cet événement a lieu en Belgique au Pays de Famenne avec pour point de départ et d’arrivée, Marche-en-Famenne. Pour cette première édition, le Doc’Riders a regroupé 42 équipes qui ont pu récolter 130 657€.  C’est par équipe de 3 ou 4 que les participants doivent parcourir 200 kilomètres à vélo en moins de 24h, sans relais. Avec un second défi en amont : collecter au moins 1 500 € par équipe de dons pour financer les actions de Médecins du Monde.

LE BESOIN

Problématiques posées

• Comment améliorer la logistique tout en limitant les coûts d’organisation et en gérant la croissance de l’événement ?
• Comment coordonner plus de 150 bénévoles durant 24 heures d’affilées, de jour comme de nuit ?
• Comment impliquer les communes traversées par le parcours du Doc’Riders autour de l’événement ?
• Comment assurer la sécurité et la faisabilité d’une première édition de l’événement Doc’Riders ?

NOTRE INTERVENTION

Pour la première édition de l’événement, Médecins du Monde Belgique a décidé de confier l’organisation de Doc’Riders à KCO. L’objectif est de professionnaliser l’organisation et de permettre à Médecins du Monde Belgique de se concentrer sur le développement du nombre de participants, de la collecte et des partenariats.

Notre approche

• Rationaliser les ressources humaines, limiter les déplacements, etc.
• Concevoir un parcours de 200km adapté aux contraintes locales et des participants mais aussi aux besoins croissants de l’événement.

Nos missions (non-exhaustives)

• Autorisations de passage, suivi des dossiers en préfecture, etc.
• Réflexions et proposition d’un dispositif de sécurité.
• Conception du parcours, choix des points de contrôle et coordination du tracé et du balisage.
• Mise en place d’un organigramme et création des plannings bénévoles.
• Coordination des interlocuteurs locaux (municipalités, offices de tourisme, services des pistes, etc.).
• Création des plannings bénévoles et coordination des équipes.
• Aménagement des espaces, commandes et mise en place de la signalétique et visibilité terrain.
• Rédaction d’un bilan et présentation de préconisations.

RÉSULTATS

• 131 participants et 130 657 € de collecte pour la première édition du Doc’Riders en 2018.
• 72 bénévoles présents lors de cette première édition.